Matrice d'eisenhower
La matrice d’Eisenhower est un outil qui vous aide à gérer votre temps et vos priorités. Elle se base sur deux critères : l’urgence et l’importance des tâches à accomplir. Elle vous permet de classer vos tâches en quatre catégories :
Les tâches importantes et urgentes, à faire immédiatement et par vous-même.
Les tâches importantes mais pas urgentes, à planifier et à faire par vous-même.
Les tâches urgentes mais pas importantes, à déléguer rapidement à quelqu’un d’autre.
Les tâches ni importantes ni urgentes, à éliminer ou à éviter.
Cette matrice a été inspirée par une citation de Dwight D. Eisenhower, le 34e président des États-Unis, qui a dit : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important »1. Vous pouvez trouver plus d’informations sur cette méthode d’organisation sur Wikipédia ou sur Asana.
Pour utiliser la matrice d’Eisenhower, vous pouvez suivre ces quatre étapes simples1 :
Identifiez vos tâches en répertoriant toutes celles que vous devez accomplir, qu’elles soient personnelles ou professionnelles. Assurez-vous d’avoir une liste complète pour ne rien oublier.
Classez vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. L’urgence signifie que la tâche doit être faite rapidement, sous peine de conséquences négatives. L’importance signifie que la tâche contribue à vos objectifs à long terme ou à vos valeurs.
Placez vos tâches dans la matrice d’Eisenhower, qui est divisée en quatre quadrants : les tâches importantes et urgentes, les tâches importantes mais pas urgentes, les tâches urgentes mais pas importantes, et les tâches ni importantes ni urgentes.
Agissez en fonction du quadrant dans lequel se trouve chaque tâche. Les tâches importantes et urgentes doivent être faites immédiatement et par vous-même. Les tâches importantes mais pas urgentes doivent être planifiées et faites par vous-même. Les tâches urgentes mais pas importantes doivent être déléguées rapidement à quelqu’un d’autre. Les tâches ni importantes ni urgentes doivent être éliminées ou évitées.
Voici un exemple de matrice d’Eisenhower remplie avec des tâches personnelles et professionnelles :
Urgent et important Important mais pas urgent
Préparer une présentation pour demain Faire du sport
Payer les factures Lire un livre
Répondre à un client mécontent Apprendre une nouvelle compétence
Urgent mais pas important Ni urgent ni important
Répondre à un appel Regarder la télévision
Trier les mails Jouer aux jeux vidéo
Faire les courses Surfer sur les réseaux sociaux
La matrice d’Eisenhower présente plusieurs avantages pour vous aider à gérer votre temps et vos priorités. Voici quelques-uns de ces avantages :
Elle vous permet de fixer des priorités aux activités et tâches à mener, en fonction de leur urgence et de leur importance.
Elle vous aide à identifier éventuellement les tâches à déléguer à vos collaborateurs, vos proches ou des prestataires externes, afin de vous concentrer sur les tâches essentielles.
Elle vous permet d’optimiser l’utilisation de vos ressources disponibles en cas de surcharge de travail et de maintenir votre efficacité et votre satisfaction.
Elle vous aide à réduire le stress lié aux tâches urgentes et à éviter la procrastination des tâches importantes.
Elle vous permet de gagner en visibilité par rapport à vos actions et de prendre les décisions les plus efficientes possibles.
La matrice d’Eisenhower est donc un outil simple et puissant pour classifier vos tâches et mieux organiser votre travail.
Des exemples pratiques de la matrice d’Eisenhower.
Imaginons que vous soyez un étudiant qui doit préparer un examen de mathématiques, mais que vous ayez aussi d’autres activités à faire. Voici comment vous pourriez utiliser la matrice d’Eisenhower pour organiser votre temps :
Urgent et important Important mais pas urgent
Réviser les formules et les exercices Faire des fiches de révision
S’inscrire à l’examen Approfondir les notions difficiles
Résoudre les problèmes de dernière minute Se détendre et se reposer
Urgent mais pas important Ni urgent ni important
Répondre aux messages de ses amis Regarder une série
Acheter un cadeau pour l’anniversaire de sa mère Jouer à un jeu vidéo
Faire le ménage de sa chambre Surfer sur Internet
Dans cet exemple, vous devriez commencer par les tâches du quadrant urgent et important, qui sont directement liées à la réussite de votre examen. Ensuite, vous devriez planifier les tâches du quadrant important mais pas urgent, qui sont utiles pour votre apprentissage et votre bien-être. Puis, vous devriez déléguer ou reporter les tâches du quadrant urgent mais pas important, qui sont des distractions ou des obligations mineures. Enfin, vous devriez éliminer ou éviter les tâches du quadrant ni urgent ni important, qui sont des pertes de temps ou des sources de stress.
J’espère que cet exemple vous a aidé à comprendre comment utiliser la matrice d’Eisenhower.
Un poème sur la matrice d’Eisenhower
La matrice d'Eisenhower
Est un outil de pouvoir
Pour gérer son temps
Et ses priorités
Elle se compose de quatre quadrants
Où l'on place ses tâches
Selon qu'elles sont urgentes ou importantes
Ou ni l'une ni l'autre
Les tâches importantes et urgentes
Sont celles qu'il faut faire en premier
Car elles sont essentielles et pressantes
Pour atteindre ses objectifs
Les tâches importantes mais pas urgentes
Sont celles qu'il faut planifier ensuite
Car elles sont utiles et pertinentes
Pour se développer et s'épanouir
Les tâches urgentes mais pas importantes
Sont celles qu'il faut déléguer ou reporter
Car elles sont distrayantes ou encombrantes
Pour se concentrer et s'organiser
Les tâches ni importantes ni urgentes
Sont celles qu'il faut éliminer ou éviter
Car elles sont inutiles ou nuisibles
Pour être efficace et satisfait
La matrice d'Eisenhower
Est un outil de savoir
Pour classer ses tâches
Et mieux agir
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